晋中市规划和自然资源局

晋中市规划和自然资源局档案资料管理制度

     为了规范档案、资料及库房的科学管理，使整个管理规范化、标准化，逐步向现代化管理迈进，按照有关规定，结合本单位实际，制定如下制度：

分管档案工作领导岗位职责

一、全面贯彻落实国家档案管理机关和上级领导机关的各项法律、法规，把依法治档纳入领导工作的议事日程，切实抓好档案管理，确保全面完成档案管理的各项工作任务。

二、负责全机关档案工作的安排和指导，组织制定、完善档案工作发展规划，签订岗位责任制，修订档案工作各项规章制度和工作标准。

三、主持召开档案工作领导组及下属规划和自然资源部门和专职、兼职档案管理员会议，负责档案业务培训和组织工作，经常性地听取工作人员汇报，制定本机关档案工作的改进措施和计划。

四、主持机关档案工作的考核鉴定，检查机关档案管理工作各项规章制度的执行、落实情况。

五、负责落实机关专职、兼职档案管理员的配备协调和业务培训工作。

六、全面负责全机关档案工作和档案室的安全保卫及档案保密工作。

档案管理人员岗位职责

1、认真学习贯彻《档案法》、《档案法实施办法》，加强政治和业务学习，提高管理水平，为本局各项工作提供有效服务。

2、对本局所辖系统的档案管理工作进行监督指导和经验交流，提高系统档案管理整体水平。

3、负责本局机关各科（室、队、站）文件材料的立卷归档工作的督促、检查、指导工作。

4、负责接收本局机关、各部门移交的各类案卷，并排列上架、编目。

5、承办到期档案的鉴定，销毁等具体工作。

6、编制检索工具和参考资料，做好档案的开发利用。

7、认真执行各项档案管理制度，全面完成各项任务。

兼职档案管理员岗位职责

兼职档案管理员是全局档案管理不可缺少的力量，抓好这支队伍建设，切实做好本职工作，对配合做好全局档案管理具有非常重要的作用，在档案管理业务上，兼职档案管理员受本局综合档案室指导和监督，其主要职责是：

一、认真学习和贯彻执行档案管理机关和上级有关规划和自然资源档案管理工作的法律、法规及本局各项规章制度。

二、负责所在科室档案工作制度的具体实施。

三、认真做好所在科室档案资料的日常管理工作，收集、整理本科室有价值的文件材料，按照文件形成种类和收集整理方法，做好立卷归档工作。

四、做好档案的预立卷工作。

五、按照各类档案归档的有关规定，及时将本科室应归档的档案资料移交档案室。

六、对本局材料要及时收回、经批示后妥善保管，按照规定时间集中归类入档。

七、按照各种门类材料立卷归档要求，对本局各部门文件进行全面汇总和系统整理。在规定的期限内，做好核对分类工作，并编写卷内目录，经专职人员检查验收合格后立卷归档，并按时移交至综合档案室。

八、认真履行档案移交手续，凡是不符合档案要求的案卷，要重新按标准要求整理装订后，完整、全面地予以移交归档。

九、积极参加综合档案室和上级档案部门举办的各种档案业务学习、培训活动。

十、遵守档案纪律，保守档案机密，尽心尽责地做好各项兼职档案管理工作。

立卷归档制度

1、档案室应对文书处理部门和其它业务部门的立卷工作进行组织、业务培训指导和检查，所整理的案卷必须符合有关规定和要求。

2、凡是对本局工作活动具有利用参考价值的文字、图表等材料均属于立卷归档范围。

3、不同形式、不同载体的照片、底片、录音带、磁盘、光盘、锦旗、证书、奖杯、牌匾等也属归档范围。

4、文书处理和各业务部门每年四月底前对上年度的文件材料进行立卷归档。

5、当年的会计档案可在财务部门保管一年，期满后向档案室移交。

6、凡是向档案室移交的档案，各科（室、队、站）都要编制移交清册，一式三份，一份移交部门留存，两份交档案室。交档案室的一份立卷，一份作为检索目录。

7、移交归档的档案，移交双方根据移交清册核对所交案卷，无误后，双方在移交清册上签字。

8、应归档文件材料的种类、份数、页数必须齐全完整。

档案保管制度

1、档案库房为保管档案的专用库房，也是机要重地，非档案管理人员不准入内。

2、档案库房内严禁放置易燃、易爆、易腐蚀品及各种杂物、库内严禁吸烟。

3、档案柜架的排列与窗户成垂直，柜距不得小于8cm，柜背距墙不得小于10cm。

4、库房内应安装温湿度计，每日记录；应安装空调器，使库内温度保持在14-24℃，相对湿度保持在45%-60%，做好调控。

5、每年春季应放置防虫药，定期检查，发现虫霉及时处理。

6、库内应备有吸尘器，要定期清扫，所有人员进入档案室需要换拖鞋，以保持清洁卫生。

7、档案的存放、提取、归还均由档案管理员进行，并按要求认真进行登记和统计。

8、库房内要配备灭火器，定期更换，档案管理员能正确使用。库内照明光源应为白炽灯，库房内要配备防光窗帘。

9、库房门窗要安装防盗设施，档案管理员下班要关好门窗。并定期检查。

10、档案管理人员工作变动，必须当面移交，并办理交接手续。

档案利用制度

1、档案的利用是档案管理工作的根本目的，档案管理员应树立以利用为中心的思想，积极主动提供档案材料，为本局各项工作服务。

2、机关综合档案室所保存的档案，主要供系统各单位利用，对外提供利用要经局领导或办公室主任批准。

3、档案管理员必须熟悉本单位历史和所藏档案，并积极编制各种必要的参考资料，做到调卷迅速、准确。

4、利用者查借档案，必须办理查借阅手续，外借档案不得转借他人。

5、利用者必须注意保护档案，不得拆换、撕毁、折叠案卷，不得在文件上圈点、勾画、涂改或做其他标记。

6、收回被利用的档案时，档案管理员必须对档案的数量和质量严格检查，发现与原件不符，依据有关规定酌情处理。

7、档案管理员应注意收集档案利用效果反馈信息，不断总结开发利用经验，做好档案开发利用工作。

档案保密制度

为了维护档案的政治安全,认真贯彻落实《保密法》，确保档案机密不丢失、不泄密，特制定本制度。

一、档案管理员必须严守党和国家的机密，确保档案政治安全，严格遵守党和国家有关保密工作的规定和守则。

二、借查阅档案要履行借、查阅登记手续。要根据档案的密级履行不同的批准和登记手续。查阅党组文件、党组会议记录和局长办公会议记录，除领导批准外不得拿出档案室。

三、机密性文件资料，一般不得翻印、复印、摘抄，如确属工作需要须经有关领导批准。

四、利用涉密档案者有保密责任，不得将档案带回家或转借他人，禁止携带档案探亲、访友、出差。

五、对于保密期间届满的档案，要及时解密，积极提供利用。

六、档案管理员必须严格遵守保密纪律和制度，增强保密观念，收回档案资料要及时入柜加锁，以防遗失。

七、档案室是存放档案的机密要地，非档案室工作人员，未经批准，不许入内。

八、档案工作人员必须同一切失泄密现象做斗争，发现失、泄密事件，应及时采取补救措施，避免或减轻危害程序和范围。

档案借阅查询制度

为保护档案的安全，规范档案查询工作，更方便单位和个人查询档案，依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国土地管理法实施条例》、《土地登记资料公开查询办法》等有关法律规定，结合本单位实际，制定本制度。

一、档案的内部借阅

档案的内部借阅指本局各科室、局属事业单位和各县（区、市）规划和自然资源局借阅档案。

1、本单位工作人员包括科长只能查询其管辖范围内的有关档案资料，办理查借阅手续后方可查阅、摘录、复制有关档案资料。确因工作需要查询其管辖范围以外的档案资料，需填写档案查询申请单，经分管领导批准方可查阅、摘录、复制有关档案资料。

2、上级部门、各县（区、市）规划和自然资源局查阅档案，需持单位介绍信、填写档案查询申请单，经分管领导签字同意后方可查阅、摘录、复制有关档案资料。

3、凡能在阅览室查阅的档案，原则上不得带离阅览室，特殊情况需要借出时，需经分管领导批准。借出档案期限为3个工作日，借出档案要在规定期限内归还，延期需办理续借手续。

4、对逾期不还档案或逾期不办理续借的人员，将停止对其借阅档案，直至归还后方可恢复借阅档案。

5、档案归还时，经双方核对无误后方可办理归还手续。如发生丢失、泄密情况应立即报告领导，采取措施，妥善处理。

6、档案不得带出办公楼以外场地，更不得带至公共场所，如因工作需要确需携带档案的，须经分管领导批准，对外带的档案必须保证其安全。

7、凡修史编志、因工作需要借阅大批量档案的，由借阅科室写报告经分管领导批准后方可办理借阅手续。

二、档案的对外查询

档案的对外查询指对公检法部门、律师、用地单位等外单位和个人查询档案。

1、国家安全机关、公安机关、检察机关、审判机关、纪检监察部门在查阅与调查处理案件有关的档案资料时，需持有立案或执行证明、单位介绍信、工作证及复印件（核对证件后复印留存），填写档案查询申请单，经领导批准后方可查阅、摘录、复制有关档案资料。

2、公证机构、仲裁机构在查询与公证事项、仲裁案件直接相关的原始凭证时，应提供当事人申请公正、仲裁的证明和公证、仲裁机构出具的证明、查询人的工作证件及复印件、填写档案查询申请单，经领导批准后方可查阅、摘录、复制有关档案资料。

3、仲裁、诉讼案件的当事人、律师在查询与仲裁、诉讼案件直接相关的原始凭证时，需持有当事人委托书、立案证明、律师证等相关证明，当事人身份证或工作证及复印件，填写档案查询申请单，经领导批准后方可查阅、摘录、复制有关档案资料。

4、土地利用权人、取得土地权利人同意的单位及个人查询其土地权利范围内的土地登记资料、用地批文时，需提供本人身份证原件及复印件、单位、社区、村委会开具证明文件，委托他人查询的还应当出具授权委托书，填写档案查询申请单，经领导批准后方可查阅、摘录、复制有关档案资料。

档案室必须对复印的资料注明利用用途、日期、加盖单位印章。

三、有下列情形之一的可不提供查询：

1、申请查询的土地不在登记区内的。

2、查询人未能提供或提供不全查询规定中所提项目的。

3、查询的内容涉及国家秘密的，法律、法规规定不提供查询的。

四、档案的安全

凡档案查阅借阅者，均应承担档案的安全、保密之责，查阅档案时严禁吸烟。查询档案资料应当在档案室内进行，不得带离档案室，档案借阅时必须当面检查清楚，不得自行外借或转借，不得随意在档案上圈注、划线、注记、涂改，不准污损、折卷、折叠档案，严禁私自拆卷。经领导批准摘抄和复印的要履行登记手续，对摘抄和复印的档案进行核对，检查无误方可盖章带出。

为保证档案的安全，查阅档案资料时必须有相关科室人员在场，对外查询时档案资料一律不准借出使用。

五、法律责任

凡自行转借档案或以个人名义为亲友借阅档案，自行摘抄、复制档案或在档案上填注、涂划、拆卷和抽取，将档案带至公共场所等其他不适宜的地方等行为造成泄密或档案损毁的，责令其恢复原状或赔偿损失。对故意损坏、丢失和窃取档案者，根据《档案法》、《保密法》有关规定追究责任。

档案鉴定制度

一、档案鉴定工作必须在局档案鉴定工作领导组的直接领导下，由办公室和有关科室负责人共同组织，责成有关人员组成鉴定小组开展工作。

二、鉴定档案必须坚持辩证唯物主义和历史唯物主义观点。坚持全面地、科学地判定档案价值的原则，做好档案鉴定工作。

三、档案室工作人员应熟悉保管的档案，定期检查，提出鉴定的意见和建议。

四、鉴定档案时采用直接鉴定法，依据晋中市规划和自然资源局文书档案保管期限表，逐卷逐件对被鉴定的档案，从内容、来源等方面进行全面审查后，编制销毁清册和准备销毁档案内容的分析报告。

五、鉴定领导组对准备销毁的档案进行最后审核，认为确有必要时，对有关档案直接审查或抽查，并严格按照规定履行审批手续后，对档案的存毁作出决定。

六、鉴定工作形成的全部文件材料，必须按规定存入有关全宗卷。

档案销毁制度

一、被销毁的档案必须是已经经过鉴定后履行了有关审批手续的档案。

二、确定销毁的档案必须送指定纸厂进行处理，严禁将其另作它用，更不准当作废品出卖。

三、销毁档案时，必须指定两人以上专门负责销毁，并按照销毁清册顺序，在原案卷目录中逐一注销（销毁字样）。销毁档案后，监销人员要在销毁清册上签名，并注明日期，以资备查。

四、销毁工作结束后，有关文件材料必须归档保存。